Betriebliche Krankenversicherung als Mitarbeitervorteil

Wie der Gruppenvertrag aufgebaut ist

Der Arbeitgeber ist Versicherungsnehmer, die Mitarbeiter sind versicherte Personen. Das ist der entscheidende Unterschied zu einer privaten Zusatzversicherung, die jemand selbst abschließt. Weil eine ganze Gruppe versichert wird und der Arbeitgeber die Auswahl nicht nach Gesundheitszustand trifft, verzichten die Versicherer auf die sonst übliche Risikoprüfung.

Das ist kein Detail, sondern der eigentliche Wert für viele Beschäftigte. Wer mit 52 Jahren eine Zahnzusatzversicherung privat abschließen will und drei fehlende Zähne im Befund stehen hat, bekommt entweder einen Zuschlag oder eine Ablehnung. Über den Gruppenvertrag kommt er hinein. Auch die Wartezeiten, die private Tarife typischerweise für Zahnersatz vorsehen, entfallen in der Regel.

Aufgenommen wird meist die gesamte Belegschaft oder eine sachlich abgegrenzte Gruppe. Sachlich abgegrenzt heißt: alle gewerblichen Mitarbeiter, alle Mitarbeiter nach der Probezeit, alle ab drei Jahren Betriebszugehörigkeit. Was nicht funktioniert, ist eine Auswahl nach Sympathie oder nach Gesundheit. Sobald der Arbeitgeber einzelne Personen herauspickt, kippt sowohl die Kalkulation des Versicherers als auch die arbeitsrechtliche Gleichbehandlung.

Was typischerweise abgedeckt wird

• Zahnersatz, Inlays, professionelle Zahnreinigung
• Sehhilfen, Brillengläser und Kontaktlinsen
• Vorsorgeuntersuchungen über den Katalog der gesetzlichen Kasse hinaus
• Heilpraktiker, Osteopathie, Physiotherapie
• Ein- oder Zweibettzimmer und Chefarztbehandlung im Krankenhaus
• Facharzttermin-Service und telemedizinische Beratung

Steuerliche Behandlung als Sachbezug

Hier entscheidet sich, ob die bKV wirklich effizienter ist als eine Gehaltserhöhung. Gewährt der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern Versicherungsschutz, handelt es sich um einen Sachbezug. Sachbezüge bleiben bis zur monatlichen Freigrenze steuer- und beitragsfrei, derzeit 50 Euro pro Monat und Mitarbeiter. Ein Budget von 600 Euro im Jahr, das den Arbeitgeber vielleicht 55 Euro im Monat kostet, liegt darüber und wäre dann in voller Höhe steuerpflichtig.

Das Wort Freigrenze ist wörtlich zu nehmen. Anders als bei einem Freibetrag wird nicht der übersteigende Teil versteuert, sondern der gesamte Betrag, sobald die Grenze um einen Cent gerissen wird. Und in die Grenze zählen alle Sachbezüge zusammen: der Tankgutschein, das Jobticket, der Essenszuschuss und die bKV. Wer schon 40 Euro Tankgutschein gibt, hat für die Krankenversicherung nur noch 10 Euro Luft.

Sachbezug oder Barlohn

Die Abgrenzung ist in der Praxis der häufigste Fehler. Sachbezug liegt vor, wenn der Arbeitgeber dem Mitarbeiter ausschließlich Versicherungsschutz verspricht und den Vertrag selbst abschließt. Zahlt er dagegen Geld an den Mitarbeiter aus, damit dieser sich selbst versichert, oder darf der Mitarbeiter zwischen Geld und Versicherung wählen, liegt Barlohn vor. Barlohn ist von der ersten Stunde an voll steuer- und beitragspflichtig, unabhängig von jeder Freigrenze.

Praktisch heißt das: Der Betrieb wird Versicherungsnehmer, zahlt direkt an den Versicherer und räumt kein Wahlrecht auf Auszahlung ein. Wird die Freigrenze überschritten, gibt es zwei saubere Wege. Entweder der geldwerte Vorteil wird individuell abgerechnet, was den Nettovorteil schmälert, aber immer noch günstiger ist als eine Bruttoerhöhung in gleicher Höhe. Oder der Arbeitgeber pauschaliert die Lohnsteuer nach Paragraf 37b EStG mit 30 Prozent zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer und übernimmt sie selbst. Die Pauschalierung befreit allerdings nicht automatisch von der Sozialversicherung, das ist im Einzelfall mit der Lohnbuchhaltung zu klären.

Einführung, Verwaltung und Ausscheiden

Die meisten Versicherer verlangen eine Mindestteilnehmerzahl. Bei Budgettarifen beginnt das häufig bei fünf bis zehn Mitarbeitern, bei umfangreicheren Bausteinlösungen eher bei 20 und mehr. Für kleinere Betriebe gibt es Lösungen mit obligatorischer Teilnahme aller Beschäftigten, weil die Kalkulation dann trotzdem aufgeht.

Der Verwaltungsaufwand ist geringer, als viele Inhaber befürchten. Zur Einrichtung wird eine Liste mit Namen und Geburtsdaten gemeldet, danach läuft die Abrechnung über eine Sammelrechnung. Zu- und Abgänge melden Sie einmal im Monat, in vielen Fällen über ein Portal. Die Abrechnung von Leistungen läuft zwischen Mitarbeiter und Versicherer, der Arbeitgeber erfährt nichts über Diagnosen oder eingereichte Rechnungen.

Vor der Einführung gehört eine Information an die Belegschaft dazu, am besten in einer kurzen Betriebsversammlung. Eine Leistung, die niemand kennt, wirkt weder bei der Bindung noch bei der Gewinnung. Wir übernehmen diesen Termin auf Wunsch und stehen danach als Ansprechpartner für die Mitarbeiter zur Verfügung, damit Ihre Verwaltung nicht zur Auskunftsstelle wird. Wie das in der Praxis abläuft, beschreiben wir für den Standort Schwäbisch Hall.

Was beim Ausscheiden passiert

Verlässt ein Mitarbeiter den Betrieb, endet der Versicherungsschutz aus dem Gruppenvertrag. Gute Tarife enthalten ein Fortführungsrecht: Der Ausscheidende kann den Schutz innerhalb einer Frist, oft zwei bis drei Monate, als private Einzelversicherung weiterführen, und zwar ohne erneute Gesundheitsprüfung und ohne neue Wartezeiten. Der Beitrag richtet sich dann nach dem Eintrittsalter im Einzeltarif und liegt höher als der Kollektivbeitrag. Prüfen Sie diesen Punkt vor Vertragsabschluss, denn er unterscheidet sich je nach Anbieter deutlich und ist für ältere Mitarbeiter der wichtigste Bedingungsteil.